Robotisering als start van een optimaal proces

BPM betreft veelal het volledige redesign van bedrijfsprocessen, van ‘as-is’ naar ‘to-be’. Vaak omvangrijke trajecten, die veel tijd en geld kosten. Drijfveer voor zo’n herontwerp is een betere integratie van systemen, die de veelal gedigitaliseerde diensten en services ondersteunen. Denk aan omnichannel in de retail en de financiële sector, maar ook aan multiple-play in de telecom, waarbij internet, mobiel, vast en tv samenkomen. Er ontstaat een groeiende behoefte aan een gecentraliseerd onboardings-, controle-, acceptatie- en leveringsproces. Daartoe moeten diverse systemen, informatiestromen en bedrijfsregels bij elkaar worden gebracht. Liefst zo snel mogelijk.

Organisaties willen bovendien meer inzicht in de processen, bij voorkeur op basis van dashboards. De uitdaging qua integratie is dat je niet van alle backendsystemen mooie API’s en services hebt, waardoor de informatie vaak handmatig vanuit diverse bronnen moet worden verwerkt. BPM lost dit op door een naadloze stroomlijning en integratie van systemen, maar is vaak nog een brug te ver. RPA heeft als voordeel dat je kleiner kunt beginnen.

Voorbeeld

Stel dat een kantoormedewerker gevraagd wordt om elke maandagochtend een overzicht te maken van de verkoopcijfers, de verrichtingen van de concurrentie, inclusief de in de markt gehanteerde prijzen. Elke week dezelfde saaie handelingen: aanloggen op een systeem, website of een andere informatiebron, navigeren tussen diverse schermen, het kopiëren van de gewenste gegevens, en plakken in een Powerpoint. Vervolgens wordt het geheel via de e-mail naar de leidinggevende gestuurd. Op een vergelijkbare, weliswaar iets grootschaliger manier worden pieken in de financiële boekhouding of bij de onboarding van nieuwe klanten door mensenhanden verwerkt. Maar liefst 63 procent van al dit kantoorwerk kan in potentie worden gerobotiseerd.

RPA neemt al dit tijdrovende, saaie en foutgevoelige handwerk over. Eigenlijk op dezelfde manier als een fysieke lasrobot doet in een assemblagelijn: het vervangen van eerder door mensen uitgevoerde taken. Alles in slechts een fractie van de oorspronkelijk benodigde tijd. De taak hoeft slechts te worden ingepland. Bedrijven kunnen op deze manier enorm besparen op personeel en uitzendkrachten. Bijkomend voordeel is dat deze digitale robots ’s nachts doorwerken, nooit ziek zijn en nooit fouten maken. Ook niet onder druk.

Nogmaals: een volledige, naadloze integratie van systemen op basis van BPM is vaak moeilijk en duur. Robotic Process Automation is een tussenoplossing. De business kan direct van profiteren van de tijds- en kwaliteitswinst en gaandeweg op basis van bijvoorbeeld een FTE-reductie een echte redesign financieren.

Automation Anywhere

Het mooie van IBM’s RPA oplossing (met Automation Anywhere) is dat de RPA-toolset een onderdeel uitmaakt van de BPM-suite. Bedrijven kunnen dus doorgroeien qua procesintegratie en desgewenst binnen het platform nieuwe services en diensten ontsluiten zoals cognitive computing en analytics. In plaats van simpelweg rode of groene cijfers in een geautomatiseerd gegenereerd businessdashboard, kunnen daarmee onder meer fraude-detectie en sentiment-analyses worden toegevoegd. Bijvoorbeeld op basis van nieuw te ontsluiten gegevensbronnen, zoals social media en andere online informatie. Organisaties worden zo steeds slimmer en slagvaardiger.